Njegovo veličanstvo „Događaj”

Poslednjih dana često sa prijateljima i prijateljicama diskutujem o mitingu  SNS i svemu što se posle dešavalo. Ne bih ovde da da komentarišem političku situaciju, već naprotiv želim sa vama da razmenim nekoliko stvari koje se tiču organizacije događaja.  I ovoga puta se pokazalo da od same organizacije događaja zavisi njegova snaga i efekti. Moje je da ukažem na to da subotnji događaj nije bio dobro osmišljen, što današnji tekst u dnevnom listu Danas i potvrđuje.

Događaj

Događaj je kratkoročni ili dugoročni projekat, pojedinačan ili u nizu, zasnovan na jasno definisanim ciljevima i ciljnim javnostima,  a organizovan sa namerom da privuče pažnju i pridobije naklonost za određenu uslugu ili ideju.

Miting u subotu je bio organizovan sa idejom “Dan za promene” čiji su zahtevi  mistično i tajno najavljivani. Na kraju to što su organizatori najavljivali sa smeškom i nije ispalo baš smešno.

 

Zašto organizujemo događaje?

U životu sve, nama važne, trenutke pamtimo najčešće po slikama. Uz slike se kasnije vezuju i reči i poruke. Slike bude emocije, tako da događaje povezujemo sa emocijama koje su probudili kod svakog od nas. Tu dolazimo do suštine sa kojom moramo pristupi organizaciji svakog događaja. Ako je slika nezanimljiva, poruka se neće sećati ni oni koji su ih izrekli. Međutim, ako se to desilo u pozitivnoj i inspirativnoj atmosferi – uvek računajte na pozitivne asocijacije.

Kako pripremamo događaj?

Ono što je najvažnije za pripremu bilo kog porodičnog slavlja ili okupljanja većeg broja ljudi, osnova je pripreme svakog događaja. Za početak, uvek je najbolje da razmislimo šta je to što  je nama bilo prijatno kao učesniku nekog događaja. I, naravno, uvek je potrebno da se setimo onoga što više ne bismo želeli da doživimo jer je gotovo sigurno da to ne bi želeli ni naši gosti!

Kako planiramo događaj?

Dobar plan i priprema su temelji opuštenosti! Osnovna odlika dobrog plana je PRECIZNOST. U našem mentalitetu je običaj da se mnogo toga podrazumeva i, po pravilu, baš na tim „podrazumevajućim” stvarima – nastaju problemi. Uvek vodite računa da isplanirate i najsitniji detalj i za njega odredite odgovornu osobu. Format plana za planiranje je sastavni deo svakog dobro organizovanog događaja. U odnosima s javnošću se uvek „pada“ na detaljima. Zato uvek napravite redosled događanja. Događaj mora da bude isplaniran korak po korak, doslovno iz minuta u minut. Neodređene zamenice „nešto”, „neko”, „negde” ili „u neko doba” – nisu dozvoljene u dobrom planu!

Nikad previše planiranja – Šta će se tačno dešavati?

Mudri kažu da nema tog plana koji se neće razbiti o hridi realnosti, ali da se nigde ne sme krenuti bez dobrog plana. Praktično rečeno, čak i uz najbolji plan može se desiti nešto nepredviđeno, ali, ako je sve dobro isplanirano, lakše je izboriti se sa incidentom. Međutim, ako je mnogo toga na nivou improvizacije i slučajnosti, ceo događaj može da se pretvori u incident. Plan događaja mora da podrazumeva precizna određenja pojedinačnih dešavanja. Precizna zaduženja, shodno sposobnostima i kontaktima, svima će olakšati posao. Da sve ne bi ostalo na rečima, dobro je da negde bude istaknut i plan.

Šta smo naučili?

• Da ideja zbog koje se organizuje događaju ne znači da će on biti uspešan.
• Da se ne može, pogotovo u političkoj komunikaciji,  ad hoc odlučivati šta će biti zahtevi.
• Da se stvari moraju isplanirati naročito ako se očekuje da sve traje neki duži vremenski period.