Ko ne planira, planira neuspeh!

tekst je pisan za Centar modernih veština blog.

Ovoga sam leta, u više navrata, radio obuke za kandidatkinje na predstojećim lokalnim izborima u Bosni i Hercegovini. Jedna od tema je bila planiranje u kampanji. S obzirom na to da se izbori približavaju i da kampanja samo što nije počela (u BiH kampanja traje 30 dana  pre dana izbora, tj.počinje 8. septembra), poslednji je trenutak da se napravi dobar vremenski plan kampanje. Verujem da će ovaj tekst koristiti i mnogim drugima koji učestvuju ili će učestvovati na različitim nivoima izbora.

“Izgubljeno vreme ne možeš ponovo pronаći” – Bendžamin Frenklin

Odmah na početku, dopalo mi se što je Medjunarodni republikanski institut u BiH  odštampao za sve učesnice seminara i njihove odbore  veoma lepe i korisne univerzalne zidne mesečne planove (kalendare). Važno je planirane aktivnosti staviti u pregledan format jer ćemo ih na taj način  lakše pratiti i služiće nam kao podsetnik, a i drugim aktivistima i aktiviskinjama koji rade u kampanji omogućićemo uvid u plan kampanje.

Gotovo je sigurno da niko razuman nikada ne bi seo u kola i počeo da vozi, a da ne zna kuda se uputio, kojim putevima treba da ide, šta da očekuje na odredištu. To bi bilo ogromno gubljenje vremena, energije i novca. Drugim rečima, ko ne zna ili bar ne zna kako da sazna kako da stigne do cilja, teško da do njega može i stići. Bez pažljivog planiranja kampanja je tek „spisak lepih želja“, a uspeh na izborima zavisi isključivo od sreće. Svaka uspešna kampanja ima svoj početak, sredinu i kraj. Zato je svakoj kampanji potreban realističan i precizan kalendar događaja i aktivnosti. U planiranju kampanje koristimo alat „planiranje unazad“.

Planiranje unazad

„Planiranje unazad“ je efikasno sredstvo za upravljanje vremenom i funkcioniše na sledeći način:

1.            u mesečni kalendar upišite sve vremenske rokove važne za kampanju;

2.            u „studijski format“ upišite svaki zadatak i neophodan redosled koraka, zatim nabrojte koje sve aktivnosti morate da uradite da biste ispunili zadatak;

3.            navedene korake unesite UNAZAD u kalendar, tako što ćete prvo upisati poslednji korak, a to je izborni dan ili dan održavanja akcije. Nastavite da idete po spisku unazad, unoseći po jedan ili dva koraka za svaki dan, sve dok ne unesete sve potrebne korake u različite dane kalendara;

4.            pređite na sledeći oročenu aktivnost u kampanji i ponovite postupak pod rednim brojem 3.

Kako se piše plan kampanje?

Stavljanje planova na papir prvi je potez u stvaranju upotrebljivog kalendara kampanje. Pridržavajte se sledeća tri principa koji će Vam pomoći da napravite uspešan kalendar kampanje:

1.            Razložite kampanju na mala i konkretna zaduženja. Pri planiranju unazad prinuđeni ste da razložite plan na male i ostvarljiive aktivnosti svakog zadatka.

2.            Planirajte unapred: planiranje unazad dozvoljava i planiranje unapred. Najbolje je da skicirate svaki od predviđenih koraka celokupne buduće kampanje (npr. početak, konvencije, kraj…).

3.            Budite realistični: ne zakazujte lepljenje plakata za petak uveče ukoliko je bilo rečeno da će oni biti gotovi „do kraja nedelje“. Ostavite dovoljno vremena za završavanje svakog od neophodnih zaduženja.

Primer planiranja jednog zadatka: kampanja “od vrata do vrata”

Da bi dobro isplanirali kampanju “od vrata do vrata” potrebno je da napravimo spisak svih aktivnosti koje treba da uradimo. Nakon toga  te aktivnosti unosimo u kalendar od poslednje ka prvoj. Za kampanju od vrata do vrata potrebno je uraditi sledeće zadatke:

• – plan obilaska (broj vrata)
• – mapa izbornih jedinica (ulice)
• – odrediti koordinatora akcije
• – spisak funkcionera i kandidata
• – spisak volontera (aktivista)
• – obuka za volontere
• – dijalog lista
• – anketni list ili letak
• – evidencioni list
• – pristupnice
• – olovke
• – kačketi i/ili majice i/ili bedževi za volontere
• – stranački promotivni materijal – leci, olovke, upaljači i sl.
• – uneti podatke u bazu
• – fotoaparat
• – ….

Ukoliko uradimo sve ove aktivnosti možemo videti da nam je za pripremu jedne masovne i dobro isplanirane akcije” od vrata do vrata” potrebno bar  5 do 7 dana. “Planiranje u nazad bi izgledalo ovako:

5 dana pre početka akcije

• – određujemo koordinatora
• – pravimo plan
• – određujemo deo grada gde će se raditi akcija
• – pozivamo volontere, funkcionere i kandidate

4 dana pre

• – pripremamo dijalog listu
• – pripremamo anketu
• – priprema najčešće postavljanih pitanja

3 dana

• – obuka za volontere (aktiviste)
• – pravljenje rasporeda i parova

2 dana

• – štampanje dijalog listi
• – štampanje fomulara
• – najavljujemo na Internetu deo grada u koji idemo

1 dan

• – priprema materijala
• – priprema mapa
• – priprema formulara
• – priprema poklona

na dan akcije

• – podela materijala volonterima (aktivistima)
• – izlazak na teren
• – vraćanje popunjenih formulara
• – unos podataka
• – praćenje akcije na Internetu
• – ocenjivanje celokupne akcije

 

Podela zadataka

Planovi nam služe da bismo što bolje i efikasnije iskoristili resurse. Da bi na najbolji način iskoristili potencijale članova tima u kampanji potrebno je da ravnomerno opterećujemo sve članove tima. Zato je važno da se precizno dodele zaduženja svakom članu tima. Najbolja forma za podelu zadataka je formular u kom se upisuju četiri kategorije informacija:

• – koji je zadatak?
• – ko je zadužen za realizaciju zadatka?
• – koji je rok da se zadatak uradi?
• – koji su resursi neophodni za realizaciju zadatka?

Ukoliko vodite zadatke u kampanji  kroz ovakve formulare lako ćete uočiti ko je od članova tima (štaba) prenatrpan, a ko je slobodniji. Tako ćete izbeći da realizacija vašeg plana kampanje trpi zbog preopterećenosti  i zauzetosti određenih ljudi.

Srećno u kampanji.